目的要求 了解报表的基本结构。掌握建立报表的两种方法。

重点难点 掌握建立报表的方法

报表和标签主要以打印方式为用户提供信息，报表由数据源和布局两个基本部分组成。

12.1 建立报表

1 快速报表

创建快速报表的操作：“文件” /“新建”→ “报表”→“新建文件”，打开“报表设计器”。在“报表”菜单中选择“快速报表”项。

在“快速报表”窗口中，确定：

字段布局： 横排和竖排格式

窗口下有 3个复选框：

①标题：将字段标题取来放置到报表中；

②添加别名：在使用每个字段时，自动使用别名；

③将表添加到数据环境中：一旦使用了该表，就自动创建该报表的数据环境对象。

完成这些操作便得到初始的报表格式。在初始报表格式中，将字段名放在“页标头”中，将各字段变量名放在“细节”中。

2 使用报表向导创建报表

操作：“文件” /“新建”，→ “报表”→“向导”，选择“一对多报表向导”选项。

① 从父表中选择报表字段：“学生情况”表中选择 4个字段：“姓名”、“学号”、“专业”和“性别”字段。

② 从子表中选择报表字段：“学生成绩”表中选择“学号”、“科目”和“成绩”字段。

③ 建立表间关系

通过“学号”字段来建立关系。

④ 为报表选择记录的排序打印：选择“姓名”字段进行升序排列输出。

⑤ 选择报表样式

选择“ 帐务 式”，并选中“方向”单选按钮选择打印方向为纵向。

⑥ 报表完成

为建立的报表标题命名为“学生成绩一览”，生成报表。

12.2 报表设计器简介

1 启动“报表设计器”

操作：“文件” /“新建”→ “报表”→“新建文件”，打开“报表设计器”。

启动后，系统菜单中出现了 “ 报表 ” 菜单，在 “ 格式 ” 、 “ 编辑 ” 、 “ 显示 ” 菜单中都有针对报表的菜单选项。

2 报表设计器的报表带区

报表中的每个白色区域，称之为 “ 带区 ” ，它可以包含文本、来自表字段中的数据、计算值、用户自定义函数以及图片、线条和框等。报表上可以有各种不同类型的带区。

默认情况下， “报表设计器”显示三个带区：页标头、细节和页注脚。

页标头带区包含的信息在每份报表中只出现一次。通常，出现在报表标头中的项包括报表标题、栏标题和当前日期。

细节带区一般包含来自表中的一行或多行记录。

页注脚带区包含出现在页面底部的一些信息 (如页码、节等等)。

也可给报表添加其他带区

带区的名称和作用见表 12.1 。

3 报表相关的工具栏

（1） “ 报表设计器 ” 工具栏。 如表 12.2

（ 2） “ 报表控件 ” 工具栏。 如表 12.3

（ 3） “布局”工具栏。 如表 12.4

（4） “ 调色板 ” 工具栏。 如表 12.5

4 “报表”菜单

“报表”菜单包含用于创建和修改报表的命令。其意义简要介绍如下：

    标题/总结：指定是否将“标题”和(或)“总结”带区包括在报表中。

    数据分组：创建数据组并指定其属性。

    变量：显示 “报表变量”对话框，可以创建报表中的变量。

    默认字体：显示 “字体”对话框。

    私有数据工作期：在一个私有工作期中打开报表使用的表，这样它们将不受其他报表、表单或程序的影响。

    快速报表：自动将选定字段放入一个空的 “报表设计器”窗口中，快速创建简单的报表布局。

    运行报表：显示 “ 打印 ” 对话框，使您可以将报表传送给打印机。

5 “显示”菜单

“ 显示 ” 菜单显示 “ 报表 ” 、 “ 标签 ” 和 “ 表单 ” 等设计器及工具栏。

与报表相关的菜单命令有：

12.3 计划、创建报表布局

12.3.1 计划报表布局

12.3.2 设置报表数据环境

12.3.3 添加报表控件

1. 添加字段

(1) 从数据环境中添加字段

在 “ 数据环境设计器 ” 中用左键按住选定字段，拖到报表设计器的相应带区放开。

(2) 从工具栏添加表中字段

在报表上添加 “ 域控件 ” ， 在随后弹出的 “ 报表表达式 ” 对话框中，选择所需的字段。

(3) 添加通用型字段

在报表上添加 “ 图片 / ActiveX 绑定控件 ” ，选择 “ 图片来源 ” 区域的 “ 字段 ” ， 键入字段名。

2. 添加标签控件

在报表上添加标签 ，即可进行文本输入。选择“格式”菜单中的“字体”，可调整文字。

12.3.4 编辑报表控件（与表单操作相同）

内容有：选择、移动及调整报表控件的大小、复制和删除报表控件、对齐控件、 调整控件的位置

12.4 报表数据分组

在设计报表时，有时所要报表的数据是成组出现的。如 “学生情况”表，需要按所在专业或性别进行分组。

利用分组可以明显地分隔每组记录，使数据以组的形式显示。组的分隔是根据分组表达式进行的。

分组之后，报表布局就有了组标头和组注脚带区，可以向其中添加控件。

12.4.1 添加单个组

注意：分组 的前提是数据源必须按该字段排序。

例如，按 “ 专业 ” 字段上来分组打印所有记录：

（ 1）从快捷菜单或 “ 报表 ” 菜单中，选择 “ 数据分组 ” ，

（ 2） “ 数据分组 ” 对话框选项意义：

分组表达式：显示当前报表的分组表达式，如字段名 “ 专业 ”

组属性：此属性用以指定如何分页。

每页都打印组标头：当组分布在多页上时，指定在所有页的页标头之后打印组标头。

12.4.2 添加多个数据分组

有时需要对报表进行多个数据分组，如在打印“学生情况”时在用 “ 性别 ” 分组的基础上，还想专业分组，这也称为嵌套分组。

12.4.3  更改分组设置

1. 更改组带区

2. 删除组带区

3. 更改分组次序

12.5 使用变量及预览、打印报表

12.5.1 在报表中添加和使用变量

使用报表变量的方法是：在报表设计器的 “ 报表 ” 菜单中选择 “ 变量 ” ，弹出报表变量对话框。

在这个对话框中允许创建报表中的变量，可以添加新的变量，改变或删除已有变量，或者更改变量的计算顺序。

例 12.1 为报表设计输出学生个数

12.5.2 预览结果

通过预览报表，不用打印就能看到它的页面外观。

从快捷菜单或 “ 显示 ” 菜单中，选择 “ 预览 ” 。